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入れる前に決める
アカウントを配る前に、書いてよい情報の線引きと、うまくいかなかったときの引き返し方を紙に書く。
社内導入の手引き
配って終わりにすると、チームは「使う人」と「使わない人」にきれいに割れる。分かれ目は道具の性能ではなく、最初の2週間に何を配ったかで決まる。
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アカウントを配る前に、書いてよい情報の線引きと、うまくいかなかったときの引き返し方を紙に書く。
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「好きに使ってみて」がいちばん定着しない。全員が同じ小さい課題をやるほうが早い。
03
続ける理由より、やめる条件を先に決めておくほうが、途中で冷静に判断できる。
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道具の問題ではなく、最初の1回で何が起きたかの問題。
アカウントを配ると、たいてい最初の週に全員が一度は触る。問題はその次だ。一度触って「思ったほどではなかった」と感じた人は、二度目を試さない。最初の1回の体験が、その後の半年を決めてしまう。
そして最初の1回は、たいてい失敗する。何を頼めばいいか分からないまま漠然とした質問を投げて、漠然とした答えが返ってくるからだ。道具が悪いのではなく頼み方をまだ知らないだけなのだが、本人にはその区別がつかない。
だから配るべきなのはアカウントではなく、成功することが分かっている小さい課題のほうだ。一度うまくいった人は、次から自分で課題を見つけてくる。
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進め方
01 — 配る前
決めごとを3つ書く
書いてよい情報の線引き、成果の置き場所、やめる基準。A4で1枚に収める。
02 — 最初の2週間
全員が同じ課題をやる
15分で終わる実作業を1つ。議事録の下書き、案内文の言い換えなど、正解が分かるもの。
03 — 1か月後
使っている人の手元を見る
アンケートより速い。うまい人の頼み方を、そのまま文章にして配る。
この順番を飛ばして「まず全社に案内」から始めると、決めごとが後追いになる。あとから線引きを足すのは、最初に書くより何倍も手間がかかる。
配る前に書くこと
増やすほど誰も読まなくなる。3つに絞って、A4で1枚。
| 決めること | 決め方 | 決めないとどうなるか |
|---|---|---|
| 情報の線引き | 「入れてよい」ではなく「入れてはいけない」を列挙する。禁止のほうが短く書ける | 各自が自分の基準で判断する。事故が起きるまで、ばらついていることに誰も気づかない |
| 成果の置き場所 | うまくいった頼み方を貼る場所を1つ決める。共有フォルダでもチャットの1チャンネルでもいい | 個人のチャット履歴に溜まり、他の人に回らない。同じ工夫を全員が別々にやり直す |
| やめる基準 | 「3か月後、週1回以上使っている人が半分に満たなければ見直す」のように、数字と期限で書く | なんとなく続き、なんとなく誰も使わなくなる。判断した人がいないので振り返りもできない |
情報の線引き
「気をつける」では運用できない。名前で列挙したものだけが守られる。
「これを、そのまま社外の人に見せられるか」で判断する。見せられないなら、固有名詞を外してから相談する。外せないなら、その相談自体をやめる。
まとめ
決めごとを3つ書いてから配り、最初の2週間は全員に同じ課題をやってもらう。1か月後に、うまくいっている人の頼み方を言葉にして回す。この順番を守るだけで、「使う人と使わない人に割れる」といういちばんよくある失敗は避けられる。